Privacyverklaring NTTC SMASH’70
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een Europese regelgeving en vervangt per 25 mei 2018 de Wet bescherming persoonsgegevens. Elke onderneming, tafeltennisvereniging of organisatie die gegevens over leden en andere personen vastlegt, moet in een Privacyverklaring uitleggen wat met die gegevens wordt gedaan. Dit is de privacyverklaring van NTTC SMASH’70, gevestigd te Bisschop Hopmansstraat 1 4759 BD Noordhoek, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40280526, hierna te noemen: `de tafeltennisvereniging`. Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons en gebruiken wij die. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in dit statement uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten en plichten u heeft. Heeft u vragen naar aanleiding van het lezen van dit statement, stel uw vraag dan gerust per e-mail aan: info@smash70.net
1. Gegevens
NTTC Smash’70 verzamelt van leden en andere personen de volgende gegevens:
a. Naam
b. Adres
c. Woonplaats
d. e-mailadressen
e. Telefoonnummers
f. Geboortedatum (bij minderjarigheid ook naam en e-mailadres van ouder of voogd)
g. Sportresultaten en daarmee verwante gegevens
h. Financiële gegevens
i. Bankrekeningnummers
Deze gegevens worden verzameld om enerzijds leden of andere personen te kunnen bereiken en te informeren in verband met activiteiten, nieuwsbrief en betaling of inning van gelden. NB. Indien u als minderjarige het lidmaatschap aanvraagt, dient u hiertoe expliciete toestemming van uw ouder of voogd te kunnen overleggen.
2. Gebruik van de gegevens
De gegevens zijn alleen in te zien door de functionarissen van de tafeltennisvereniging die deze gegevens voor hun werk nodig hebben. Deze gegevens worden niet aan buitenstaanders verstrekt, tenzij na afzonderlijke en expliciete toestemming door de betrokkene of op grond van een wettelijke verplichting. Van deze externe verstrekkingen of inzage, en van de daartoe verleende toestemmingen of van de wettelijke bepalingen die daartoe verplicht hebben wordt vanaf 25 mei 2018 door de voorzitter van de tafeltennisvereniging een lijst bijgehouden, met vermelding van externe partij, doel, de verleende toestemming en de verstrekte gegevens. Dit geldt niet voor alle uitwisselingen en raadplegingen met betrekking tot de onder 1. genoemde gegevens voor zover die regulier voortvloeien uit het lidmaatschap of uit een andere vaste en/of regelmatig terugkerende relatie met de tafeltennisvereniging. Daarvoor wordt het enkele lidmaatschap of de vaste, terugkerende relatie tevens beschouwd als expliciete en doorlopende toestemming. Bij minderjarigheid moet bij de aanvraag van het lidmaatschap een expliciete schriftelijke toestemming van ouder of voogd worden overgelegd. Ook die geldt daarna als expliciete doorlopende toestemming.
3. Veiligheidsmaatregelen en -regels
De gegevensdragers waarop de onder 1 opgenoemde gegevens zijn opgeslagen, zijn goed beveiligd. (met anti-virussoftware en wachtwoorden). Dit is de verantwoordelijkheid van de eigenaar van de desbetreffende gegevensdragers. Ook de e-mailadressen die verzameld en vastgelegd zijn door de tafeltennisvereniging die door functionarissen worden gebruikt, zijn beveiligd met wachtwoorden. Voor verdere opslag of verspreiding door leden of door vaste relaties gelden voor hen dezelfde verplichtingen, waarvoor de desbetreffende leden en vaste relaties zelf verantwoordelijk zijn. Bij emailberichten naar meerdere leden zullen de emailadressen in BCC vermeld worden.
4. Diefstal, verlies en uitlekken van gegevens
Een datalek (bijvoorbeeld een zoekgeraakte USB stick of een gestolen of gehackte computer) wordt direct door de voorzitter of door het voor de gegevensdrager of computer verantwoordelijke lid of vaste relatie gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De voorzitter waarschuwt onmiddellijk de personen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt. Als de datalek onder de eigen verantwoordelijkheid van een lid of vaste relatie valt, waarschuwt deze zowel de betrokken alsook de voorzitter van de tafeltennisvereniging. Indien binnen de tafeltennisvereniging iemand specifiek is aangewezen als privacyfunctionaris, treedt deze voor privacyaspecten zoals hier bedoeld in de plaats van de voorzitter.
5. Bewaartermijnen
Bewaartermijn van de gegevens: zo lang de betrokkene lid van de tafeltennisvereniging is. Bij beëindiging van het lidmaatschap worden alle gegevens van de betrokkene verwijderd, mits of zodra het desbetreffende lid aan alle juridische en financiële verplichtingen heeft voldaan.
6. Inzage, correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens
Alle leden en vaste relaties van de tafeltennisvereniging kunnen inzage krijgen in de gegevens die de tafeltennisvereniging van hen heeft vastgelegd. Deze gegevens kunnen op verzoek gecorrigeerd, aangevuld of verwijderd worden, zodra dat met het oog op de lidmaatschapsverplichtingen mogelijk is. Voor vragen met betrekking tot inzage-, correctie- en verwijderingverzoeken en algemene privacy vragen is aanspreekpunt de voorzitter van de tafeltennisvereniging. Men kan dit doen d.m.v. een email naar info@smash70.net.
NB: U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden en uw verzoek wordt ingewilligd, zal de tafeltennisvereniging deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van de tafeltennisvereniging hebben ontvangen.
7. Toestemmingen
Alle leden en vaste relaties van de tafeltennisvereniging zullen bij de aanvang van het lidmaatschap of de vaste relatie akkoord moeten gaan met het vastleggen van de onder 1 genoemde gegevens in de administratie van de tafeltennisvereniging. Hiervoor dienen zij in een e-mail of brief expliciet toestemming te geven voor verzameling, vastlegging en gebruik van deze gegevens. Vóór het van kracht worden van de AVG op 25 mei 2018 dienen alle leden en vaste relaties van de tafeltennisvereniging eenmalig expliciet in te stemmen met wat in deze privacy verklaring is gesteld, via e-mail of via post. NB. Bij minderjarigheid dient de schriftelijke toestemming van ouder of voogd overgelegd te worden.
8. Links naar andere websites
De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de eigen websites van de tafeltennistafeltennisvereniging. Andere websites moeten hun eigen privacybeleid hanteren. De tafeltennisvereniging raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.
9. Wijziging van het privacy beleid
De tafeltennisvereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. Bij belangrijke wijzigingen zal de tafeltennisvereniging er alles aan doen u per e-mail en via de websites te informeren en zo nodig opnieuw om uw expliciete toestemming vragen.
10. Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Overzicht
In onderstaande tabel kunt u snel en eenvoudig terugvinden met welk doel welke persoonsgegevens van u worden verzameld en vastgelegd, hoelang ze worden bewaard en wie eventueel deze persoonsgegevens kan inzien of verkrijgen.
|
Doel |
Welke persoonsgegevens |
Grondslag |
Bewaartermijn |
Ontvangers |
|
Behandelen aanvraag lidmaatschap en uitvoeren van de lidmaatschaps-overeenkomst. |
|
Uitvoering van de overeenkomst |
Gedurende de looptijd van de overeenkomst. Indien u geen lid wordt, worden uw gegevens binnen 6 maanden verwijderd |
|
|
Ledenadministratie |
|
Uitvoering van de overeenkomst |
Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar. |
Boekhouder Accountant Belastingdienst |
|
Het verrichten en versturen van aankopen |
|
Uitvoering van de overeenkomst |
Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar. |
|
|
Versturen digitale berichten, waaronder nieuwsbrief |
|
Uitvoering van de overeenkomst |
Zolang als men aangemeld is. |
Leden en |
|
Verstrekken van gegevens aan derden. |
|
Alleen op basis van expliciete toestemming of van een wettelijke verplichting |
Gedurende lidmaatschap of gedurende de bewaartijd. |
Per geval en uitsluitend binnen toestemming of binnen de wettelijke verplichting |
|
Ter benadering na beëindiging lidmaatschap, bijvoorbeeld voor een reünie of bijzondere gebeurtenis. |
|
Eerdere lidmaatschap |
Zolang als de toestemming niet is ingetrokken. |
De betrokkene |